Nuestra realidad laboral cotidiana suele debatirse entre obligaciones, urgencias, emergencias y todo aquello que reclama nuestra atención inmediata.
Lo urgente reemplaza a lo importante. Lo emergente nos distrae de nuestra función específica. Lo inmediato nos aleja de nuestros objetivos y, muchas veces, nos hace perder la visión de conjunto.
Terminamos mirando solamente lo que tenemos delante de nuestro escritorio.
Y cuando todos los días transcurren de una manera parecida, podemos llegar a pensar que esa es, simplemente, la realidad de nuestro trabajo.
Tal vez alguna vez, dentro o fuera del horario laboral, te preguntaste:
¿Qué estoy haciendo?
¿Vale la pena?
¿Qué me estoy perdiendo?
Y quizás, cuando mirás a tu alrededor, descubrís que a tus compañeros les ocurre algo parecido.
Entonces aparece una conclusión que puede ser peligrosa:
“Es así. No hay otra manera.”
Pero... ¿y si hubiera otra posibilidad?
Empezar por mirar de otra manera
Es posible trabajar de otra manera.
Más serenamente, con menos estrés, incluso de manera más productiva y, en definitiva, más humana.
Pero para empezar a cambiar algo no necesitamos comenzar cambiándolo todo.
Podemos empezar por algo mucho más sencillo:
mirar.
No mirar más. Mirar de otra manera.
Porque cuando nuestra mirada está concentrada exclusivamente en lo urgente y lo inmediato, muchas cosas quedan fuera de nuestro campo de observación.
Y entonces podemos hacernos una pregunta muy sencilla:
¿Qué tenés en la estantería?
Sí, en la estantería.
Y cuando hablamos de “estantería” no necesariamente hablamos de un mueble.
Puede ser un armario, una mesa, un escritorio... o una silla.
Porque lo importante no es dónde están las cosas.
Lo importante es qué podemos descubrir cuando empezamos a observarlas.
¿Qué hay en tu estantería?
En nuestra estantería hay datos.
Hay información.
Y también hay historias.
Un dato puede ser algo tan sencillo como:
“Tengo alrededor de 500 expedientes.”
Eso es lo que tenemos.
Pero, por sí solo, todavía no nos dice demasiado.
¿Son muchos? ¿Son pocos? ¿Son los que habitualmente debería tener nuestra oficina? ¿Son consecuencia de una acumulación reciente o están allí desde hace tiempo?
Por ahora sabemos solamente una cosa:
hay alrededor de 500 expedientes.
Y podemos seguir observando.
Podemos descubrir que tramitamos, por ejemplo, alrededor de dos expedientes por día.
Podemos observar cuántos ingresan, cuántos salen, cómo están organizados, cuánto tiempo permanecen o qué ocurre con ellos durante la jornada.
Cada nueva observación agrega algo.
Y cuando comenzamos a relacionar aquello que encontramos, empezamos a obtener información que antes no teníamos.
Pero la estantería también puede contarnos historias.
Las historias que cuenta una estantería
Miremos cómo están organizados nuestros expedientes.
Tal vez los encontramos ordenados por fecha de ingreso. O por tema. O por importancia. O por urgencia. O siguiendo alguna otra lógica que utilizamos para organizar el trabajo.
Esa forma de organización ya nos está contando algo.
Supongamos que los expedientes están ordenados por fecha y que nuestra forma habitual de trabajo consiste en comenzar por los más antiguos.
Tenemos una secuencia:
1 → 2 → 3 → 4 → 5 → 6...
Pero mientras estamos trabajando con el expediente número 3 aparece una urgencia.
Hay que buscar el 32.
Después aparece una emergencia.
Ahora necesitamos el 14.
Volvemos a nuestra tarea y poco después alguien necesita el 27.
La estantería sigue exactamente igual.
Los expedientes siguen ordenados.
Pero nuestra forma real de trabajar ya no sigue aquella secuencia.
La urgencia y la emergencia fueron alterando una y otra vez el orden previsto.
Y esto también es una historia.
Una historia que estaba allí, en nuestra estantería, pero que quizás nunca habíamos observado de esa manera.
No todo empieza de cero
Hay algo más que podemos descubrir cuando observamos.
Algunos de los casos que tenemos delante ya los hemos visto antes.
Tal vez no sean exactamente iguales. Pero pueden compartir características, situaciones o formas de comportamiento.
Sin embargo, cuando vivimos permanentemente rodeados de urgencias, podemos terminar tratando cada expediente como si fuera la primera vez que aparece uno de ese tipo.
Y entonces volvemos a estudiar desde cero aquello que quizás nuestra propia experiencia ya nos había enseñado.
Nuestra estantería también guarda esa experiencia.
Los expedientes que ya tramitamos.
Las soluciones que ya encontramos.
Las situaciones que ya atravesamos.
Las historias que se repiten.
Y cuando empezamos a observar esas repeticiones, pueden aparecer regularidades y patrones que antes no veíamos.
Ya no estamos mirando solamente expedientes individuales.
Estamos empezando a mirar cómo se comporta nuestro trabajo.
La información relevante ya está en tu estantería
Quizás ahora la pregunta tenga otro significado.
¿Qué tenés en la estantería?
No se trata solamente de saber cuántos expedientes tenés.
Se trata de descubrir qué datos, qué información, qué experiencias y qué historias están allí esperando que las mires.
Porque muchas veces, la información relevante para iniciar una mejora ya está en nuestra estantería.
No necesitamos empezar buscando respuestas afuera.
Podemos comenzar mirando lo que ya tenemos.
Observando.
Preguntando.
Relacionando.
Reconociendo aquello que se repite.
Descubriendo lo que hasta ahora no habíamos visto.
No necesitamos conocerlo todo.
Tampoco necesitamos tener un diagnóstico perfecto de nuestra organización para dar el primer paso.
Necesitamos comenzar por mirar nuestra situación actual.
Porque antes de decidir qué queremos cambiar, necesitamos reconocer, aunque sea inicialmente, desde dónde estamos partiendo.
Ahora te toca mirar
Hasta acá no necesitaste cambiar nada.
Tampoco hacer un diagnóstico, construir indicadores ni modificar la forma en que trabajás.
Solamente mirar.
Durante los próximos días, prestá atención a tu estantería.
¿Qué hay allí?
¿Qué datos podés encontrar?
¿Qué información ya tenés?
¿Qué historias puede contarte?
¿Qué cosas se repiten?
¿Qué situaciones interrumpen la forma habitual de trabajar?
No intentes resolverlas todavía.
Solamente observá.
Porque en la próxima nota vamos a dar el siguiente paso: cómo relevar aquello que estamos observando para comenzar a reconocer nuestra situación actual.
Y entonces vamos a poder pasar de:
“Esto es lo que tenemos”
a:
“Esto es lo que está pasando.”
